Aineiston toimittaminen asianajajalle

Aineiston toimittaminen asunto- ja kiinteistökauppariidoissa

Asunto- ja kiinteistökauppariidan hoitamisessa tärkeä lähtökohta on asianmukainen ja ajantasainen kirjallinen aineisto. Oikein koottu ja nimetty aineisto nopeuttaa asian arviointia, vähentää lisätietopyyntöjä ja alentaa kustannuksia.

Alla kerromme, milloin, miten ja missä muodossa aineisto tulee toimittaa Asianajotoimisto Talviaro Oy:lle.

1. Milloin aineisto toimitetaan?

Älä toimita aineistoa meille ennen esteellisyyden tarkistamista.

Ennen aineiston lähettämistä tarkistamme, voimmeko ottaa asian hoitaaksemme.
Esteellisyyden tarkistamista varten riittävät alkuvaiheessa seuraavat tiedot:

  • nimesi
  • vastapuolen nimi
  • kohteen sijaintikunta

Vasta kun esteellisyyttä ei ole ja toimeksiannon vastaanottaminen on vahvistettu, pyydämme sinua toimittamaan varsinaisen aineiston.

2. Mitä aineistoa asian hoitamisessa tarvitaan?

Asunto- ja kiinteistökauppariidoissa aineistoon kuuluu tyypillisesti:

  • kauppakirja ja myyntiesite
  • kuntotarkastus ja muut ennen kauppaa laaditut raportit
  • reklamaatio ja myyjän vastaus
  • kuntotutkimukset sekä home- ja kosteusraportit
  • valokuvat vaurioista
  • kustannusarviot ja korjaussuunnitelmat
  • tositteet mahdollisista korjauksista tai asumiskuluista

Jos kaikki aineisto ei ole vielä käytettävissä, se ei estä yhteydenottoa. Riittää, että kerrot, mitä selvityksiä on vielä tulossa.

Näin kokoat ja valmistelet aineiston oikein

Toimita asiakirjat pdf-muodossa

Kaikki asiakirjat ja kuvat toimitetaan PDF-muodossa. Älä toimita yksittäisiä kuvatiedostoja (jpg, png).

PDF-muoto:

  • on helpompi lukea ja arvioida
  • säilyttää asiakirjojen rakenteen
  • nopeuttaa asian käsittelyä

Jos et osaa tehdä PDF-tiedostoa:

  • iPhone: Esikatselu / Tiedostot (asiakirjan skannaus kameralla)
  • Android: Adobe Scan (ilmainen)
  • Tietokone: Tulosta → “Tallenna PDF-muodossa”

Kukin asiakirja toimitetaan omana erillisenä PDF-tiedostonaan. Esimerkiksi kauppakirja, myyntiesite, kuntotarkastusraportti ja muut selvitykset tulee toimittaa kukin omana asiakirjanaan.

Eri asiakirjoja ei tule yhdistää samaan PDF-tiedostoon, ellei kyse ole selkeästä asiakirjakokonaisuudesta (kuten valokuvista koottu kuvaliite tai sähköpostiketju). Selkeä erottelu helpottaa aineiston läpikäyntiä ja nopeuttaa asian arviointia.

Luo ensin yksi selkeä kansio asunto- tai kiinteistökauppariitaa varten. Kansion voit luoda tietokoneellesi, puhelimeesi tai omaan pilvipalveluun (esim. iCloud, OneDrive, Google Drive). Kerää aineisto tähän kansioosi.

Muunna valokuvat kuvaliitteeksi (PDF) – älä toimita irrallisia kuvia

Voit toimittaa valokuvia yhtenä tai useampana PDF-muotoisena kuvaliitteenä. Yksittäisten kuvatiedostojen (jpg, png) lähettämistä tulee välttää, sillä irrallisista kuvista on usein vaikea päätellä, mistä kuva on otettu ja mitä kuvalla on tarkoitus osoittaa.

Huomioithan, että kuvaliitteeseen tulee sisällyttää vain asian kannalta olennaiset valokuvat. Kaikkia mahdollisia kuvia ei tule koota tai toimittaa, eikä samoja tai keskenään sisällöltään samankaltaisia kuvia tule toimittaa useampaan kertaan.

Näin kuvaliite tehdään

Suositus:

  • 6 kuvaa per sivu
  • kuvateksti jokaisen kuvan alle

Kuvatekstissä kerrotaan:

  • mistä kuva on otettu
  • mitä kuvalla halutaan osoittaa

Esimerkki kuvatekstistä:
Kuva 3: Makuuhuone 12,0 m2: Kosteusvaurio ja lahovaurio ulkoseinän alaosan puurakenteessa.

Työkaluja kuvaliitteiden tekemiseen

Tietokone
  • Word / Pages
  • avaa uusi asiakirja
  • lisää kuvat asiakirjaan
  • kirjoita kuvatekstit kuvien alle
  • tallenna tai tulosta PDF-muodossa
iPhone

iPhonessa on valmiiksi työkaluja, joilla kuvat saa koottua yhdeksi PDF-kuvaliitteeksi ilman erillisiä sovelluksia. Esimerkiksi:

  1. Avaa Kuvat-sovellus
  2. Valitse haluamasi kuvat (esim. 6 kuvaa)
  3. Napauta Jaa
  4. Valitse Tulosta
  5. Tee kahden sormen levitysliike esikatselun päällä
    → iPhone luo automaattisesti PDF-tiedoston
  6. Tallenna PDF Tiedostot-sovellukseen (esim. tiedostoihin ja luomaasi kansioon).

📌 Tämä tapa säilyttää kuvien järjestyksen, mutta ei mahdollista kuvatekstien lisäämistä. Kuvien sisällöstä voit kertoa erillisellä liitteellä/viestillä.

Android

Android-puhelimella valokuvat voidaan valita ja tulostaa PDF-muotoon joko puhelimen omilla toiminnoilla tai maksuttomalla sovelluksella. Tärkeintä on, että kuvat päätyvät yhdeksi PDF-tiedostoksi oikeassa järjestyksessä.

Vaihtoehto 1

Toimi näin:

  1. Avaa Galleria tai Kuvat-sovellus.
  2. Valitse haluamasi kuvat (esim. 6 kuvaa).
  3. Valitse Jaa.
  4. Valitse Tulosta tai Tulosta PDF-muodossa.
  5. Valitse tulostimeksi Tallenna PDF-muodossa.
  6. Tallenna PDF puhelimeen tai omaan kansioosi.

Huomioi, että kaikissa Android-laitteissa tämä toiminto ei ole käytettävissä tai se voi vaihdella laitevalmistajan mukaan.

Vaihtoehto 2

Jos tulostustoimintoa ei ole tai se ei toimi luotettavasti, käytä Adobe Scan -sovellusta.

Toimi näin:

  1. Avaa Adobe Scan -sovellus.
  2. Valitse Tuo kuvia galleriasta.
  3. Valitse haluamasi valokuvat (esim. 6 kuvaa).
  4. Järjestä kuvat oikeaan järjestykseen.
  5. Tallenna kuvat yhdeksi PDF-tiedostoksi.
  6. Tallenna PDF omaan kansioosi tai pilvipalveluun.
Kuvaliitteiden nimeäminen

Kuvaliitteet nimetään samalla periaatteella kuin muu aineisto, juoksevalla numeroinnilla:

  • 09 Kuvaliite vauriot alapohja
  • 10 Kuvaliite vauriot ulkoseinat

Jos kuvaliitteitä on useita, ne numeroidaan aikajärjestyksessä.

Älä lähetä uudelleen sähköposteja

Asiaan liittyviä sähköpostiviestejä ei tule toimittaa meille edelleenlähettämällä. Edelleenlähetys rikkoo viestiketjun rakenteen ja voi muuttaa aikaleimoja.

Kaikki sähköpostit toimitetaan PDF-tulosteina.

Toimi näin:

  • avaa alkuperäinen sähköpostiviesti
  • tulosta viesti PDF-muotoon
  • varmista, että PDF:ssä näkyvät:
    • lähettäjä
    • vastaanottaja(t)
    • päivämäärä ja kellonaika
    • viestin koko sisältö

Jos kyseessä on sähköpostiketju, tulosta ketju kokonaisuudessaan yhdeksi PDF-tiedostoksi tai tulosta viestit erillisinä PDF-tiedostoina aikajärjestyksessä.

Sähköposteja ei tule kopioida tekstinä asiakirjaan eikä toimittaa kuvakaappauksina.

WhatsApp- ja muut viestit (tekstiviestit, Messenger)

WhatsApp- ja muiden viestisovellusten viestejä ei tule toimittaa yksittäisinä kuvakaappauksina tai irrallisina tiedostoina. Jos viestit toimitetaan yksittäisiä tiedostostoina, viesteistä voi olla vaikea päätellä milloin ja kuka on ne lähettänyt.

Kokoa viestit yhdeksi tai useammaksi PDF-muotoiseksi liitteeksi, joka etenee juoksevassa aikajärjestyksessä.

Toimi näin:

  • ota tarvittavista viesteistä kuvakaappaukset
  • kokoa kuvakaappaukset yhteen asiakirjaan aikajärjestyksessä (vanhimmasta uusimpaan)
  • tallenna asiakirja PDF-muodossa

PDF:ssä tulee näkyä:

  • viestin lähettäjä ja vastaanottaja
  • päivämäärä ja kellonaika
  • viestin koko sisältö

📌 Älä toimita yksittäisiä kuvakaappauksia erillisinä tiedostoina.

Nimeä tiedostot ennen niiden siirtoa

Nimeä jokainen tiedosto juoksevalla numeroinnilla ja selkeällä nimellä.
Numerointi auttaa hahmottamaan tapahtumien kulun ja nopeuttaa asian arviointia.

Käytä aina muotoa 01, 02, 03 jne.

Esimerkki toimivasta nimeämisestä:

  • 01 Myyntiesite 1.9.2024
  • 02 Kuntotarkastus ennen kauppaa 10.10.2024
  • 03 Kauppakirja 1.11.2024
  • 04 Homekoiratutkimusraportti 20.8.2025
  • 05 Kuntotutkimusraportti 11.10.2025
  • 06 Reklamaatio 12.10.2025
  • 07 Myyjän vastaus 25.10.2025
  • 08 Sähkopostiketju reklamaatio 20.–25.10.2025

Yksi asiakirja on yksi tiedosto. Eri asiakirjoja ei tule yhdistää samaan PDF-tiedostoon ilman selkeää syytä.

Huom! Nimeä tiedostot omassa kansiossasi ennen niiden siirtämistä pilvipalvelukansioon. Et voi muuttaa pilvipalvelukansiossa tiedostojen nimiä.

3. Miten aineisto toimitetaan?

Kun olet koostanut ja nimennyt aineiston, toimita tiedostot meille. Voit toimittaa aineiston meille kahdella tavalla:

Salasanalla suojattu pilvipalvelukansio (suositeltava tapa)
Perustamme sinulle erillisen, salasanalla suojatun kansion. Saat kansion linkin sähköpostitse ja salasanan erikseen viestillä. Kansio on käytössäsi koko toimeksiannon ajan, ja voit täydentää aineistoa myöhemmin.

Huomioi, ettet voi muokata kansiossa tiedostojen nimiä. Nimeäminen tulee tehdä ennen tiedoston siirtoa.

Sähköposti
Aineiston voi toimittaa myös sähköpostitse osoitteella toimisto@lakineuvo.fi. Suosittelemme PDF-muotoa ja selkeästi nimettyjä liitteitä. Huomioithan, ettei arkaluontoisia tietoja tulee toimittaa sähköpostilla.

Suosimme linkkiä erityisesti silloin, kun aineistoa on paljon (raportteja, valokuvia ja liitteitä).

Sähköpostin muuttaminen pdf-muotoon Lakineuvo.fi

4. Miksi huolellinen aineiston toimittaminen on tärkeää?

Huolellisesti koottu ja nimetty aineisto mahdollistaa:

  • edullisemman asian hoitamisen
  • nopeamman arvioin tilanteestasi
  • ajantasaisen dokumentaation hallinnan (sekä asiakkaan että asiaa hoivavan juristin näkökulmasta)

Jos kaikki aineisto ei ole vielä käytettävissä, se ei estä yhteydenottoa. Riittää, että kerrot, mitä selvityksiä on vielä tulossa.

Yhteystiedot

Asianajotoimisto Talviaro Oy
Rantakatu 21 as 3
67100 Kokkola

Kalajoen sivutoimisto: Keskuskarintie 59 F (avoinna ajanvarauksesta, ei postia)
puh. 044 3849 888

toimisto@lakineuvo.fi

Tietosuojakäytäntömme: tietosuojaseloste